団体の行事や会議について、こんなやり取りはないでしょうか。
- 「今回、参加者少なくない？」
- 「まだ回答していない人が多いのかな？」
- 「私、出席で回答しましたっけ？」
- 「○○さんは今回出席されますか？」
確認したいことがあると、とりあえず事務局へ聞く。事務局では、その都度出欠状況や資料を確認して回答する。一件一件は小さなやり取りですが、組合・団体ではこうした「ちょっと確認したい」が意外と発生します。
「分からないことは事務局に聞く」状態になっていませんか？
組合・団体では、会員への案内や行事の出欠、資料など、多くの情報を事務局が把握しています。そのため、会員や役員からすると「分からなければ事務局に聞けばいい」となりやすいものです。
もちろん、事務局へ確認すれば答えは分かります。ただ、そのたびに「問い合わせを受ける → 情報を確認する → 回答する」という対応が発生します。
確認する側にとっても、事務局の返事を待たずに自分で確認できる情報であれば、その方が早いことがあります。
必要な情報を、必要なときに自分で確認できる
京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアでは、行事や会議の予定、出欠回答、団体からのお知らせなどを利用者自身が確認できます。
例えば、「自分は出席で回答したかな？」「今回の出席状況はどうなっている？」と思ったときに、グループウェアを開いて確認することができます。
会員や役員が自分で確認できる情報が増えれば、確認のためだけに毎回事務局へ問い合わせる場面も少なくなります。
「この資料、どこ？」も自分で探しやすく
確認したいのは出欠だけではありません。組合・団体からのお知らせや共有資料もグループウェア上で確認できます。
「前にもらった案内をもう一度見たい」「会議の資料はどこにある？」というときに、まず自分で探せる場所がある。そうすると、「何か確認したいことがあると、とりあえず事務局に聞く」という場面を減らしやすくなります。
目指すのは、事務局に何も聞かない状態ではありません。自分で確認できることは自分で確認し、本当に確認が必要なことを事務局へ聞ける状態です。
「何でも事務局に聞く」から「必要なときに自分で確認する」へ
京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアは、会員・役員・事務局が組合・団体の情報を共有するための環境として利用できます。
事務局が情報を把握することは大切です。そのうえで、会員や役員自身が確認できる情報は、必要なときに自分で確認できるようにしておく。そんな使い方ができます。
「行事の予定や出欠を自分で確認できると助かりそう」「資料を探すたびに事務局へ聞かなくてよくなりそう」「事務局への“ちょっと確認したい”を減らせそう」と感じた方は、京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアの詳しい内容をご覧ください。
