研修会、総会、交流会、理事会からのお知らせなど、会員への案内にメールを使っている組合・団体様は多いのではないでしょうか。
事務局ではきちんと案内を送っていても、「そんな案内、来ていましたか？」「あとで見ようと思って、そのまま忘れていました」「気付いたら回答期限を過ぎていました」と言われることがあります。
「案内を送った」ことと、「会員に伝わった」ことは、必ずしも同じではありません。
メールを送っても、見てもらえたか分からない
メールは便利な連絡手段です。一方で、日々多くのメールを受け取っている方の場合、組合・団体からの案内がほかのメールに埋もれてしまうことがあります。件名を見て「あとで確認しよう」と思ったまま、忘れてしまうこともあるでしょう。
組合・団体として案内はしていますが、その後に内容を確認してもらえたのか、出席・欠席を回答してもらえたのか、まだ回答していないのは誰なのかまでは、メールを送っただけでは分かりにくいことがあります。
会員への案内では、発信することだけでなく、「案内したあと、回答につながっているか」を確認できることも大切です。
プッシュ通知なら、スマートフォンへ案内を届けやすくなります
情報を届ける方法の一つが、スマートフォンへのプッシュ通知です。京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアには、プッシュ通知に対応した構成があります。
例えば、研修会や会議の案内を登録したとき、対象となる会員のスマートフォンへ通知を届けることができます。スマートフォンに通知が表示されるため、「団体から新しい案内が来ている」と気付いてもらうきっかけをつくりやすくなります。
外出先でもスマートフォンから内容を確認し、そのまま出席・欠席を回答できます。案内を確認してから回答するまでを、同じ流れの中で行いやすくなります。
「案内を送った後」の反応も確認しやすくなります
例えば、研修会の案内を送ったあと、グループウェア上で出席・欠席・未回答の状況を確認できます。
- 出席と回答した人
- 欠席と回答した人
- まだ回答していない人
未回答の人が分かれば、「まだ案内に気付いていないのかな」「回答を忘れているのかな」と状況を把握しやすくなります。必要に応じて、未回答の方へもう一度案内したり、事務局や役員から声を掛けたりする判断もしやすくなります。
もちろん、プッシュ通知を使えば必ず回答が増えるわけではありません。ただ、「案内を送って終わり」ではなく、その後に回答が集まっているかまで確認しやすくなります。
「未回答の人まで確認できる？」と思われたら、お気軽にご相談ください。
「届ける」と「反応を確認する」を一つの流れに
京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアでは、会員へのお知らせ、行事・会議の案内、出欠回答、回答状況の確認などを一つの環境で行えます。
案内を送ることと、その後の回答状況を確認することが別々になっていると、「送ったけれど、その後どうなった？」が分かりにくくなります。グループウェアを使うことで、案内から回答確認までをつなげて見やすくできます。
「メールだけでは案内が埋もれやすい」「プッシュ通知なら気付いてもらいやすそう」「未回答の人まで確認できると助かりそう」と感じた方は、京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアの詳しい内容をご覧ください。
