組合員への案内や出欠確認に、メール・FAX・電話など、いくつもの連絡手段を使っていませんか？
出欠回答ひとつでも、
「メールで返す人」「FAXで返す人」「電話で連絡してくる人」
と、回答方法はバラバラ。
「結局、事務局で全部確認して、Excelにまとめないといけない」
「未回答の人を探すのも、回答変更を直すのも地味に面倒……」
そんなことはないでしょうか。
毎回のことだから「こういうもの」「仕方がない」と思っている作業も、出欠回答を受け取ったあとの流れまで見直すと、確認・転記・照合を減らせる余地があります。
出欠確認で大変なのは、「回答を集めたあと」ではありませんか？
- メール・FAX・電話をそれぞれ確認する「FAXに届いていないか」「メールにも返信が来ていないか」「電話で回答をもらった人はいなかったか」
回答方法がいくつもあると、事務局ではそれぞれを確認する必要があります。 - 回答をExcelへ転記するFAXや電話で受けた回答を、最後にExcelの集計表へ入力している場合、同じ情報をもう一度入力することになります。
- 未回答の人を探す届いた回答と組合員名簿を照らし合わせて、「まだ返事がないのは誰か」を確認します。未回答の方には、もう一度連絡する必要もあります。
- 回答変更を反映する一度「出席」と回答したあとに、「やっぱり欠席で」と連絡が入ることもあります。そのたびに集計表を修正し、最新の回答になっているか確認します。
回答する側から見ると「出席・欠席を伝えるだけ」でも、事務局ではそのあとに確認・転記・照合の作業が続いています。
例えば 1日30分なら、年間約120時間
一つひとつは数分で終わる確認や転記でも、繰り返すとまとまった時間になります。
例えば、こうした作業に1日30分かかっているとすると、
30分 × 年間240日 ＝ 約120時間
8時間勤務で考えると、約15日分です。
もちろん、すべての団体で毎日30分かかっているわけではありません。
「FAXを見る」
「メールを確認する」
「Excelへ入力する」
といった小さな作業も、年間で考えてみると意外と大きな時間になる、という試算例です。
もし「うちも、もう少し楽になるかも？」と思われたら、お気軽にご相談ください。
Webで回答を集めても、Excelへの転記が残っていませんか？
出欠確認をWebにすれば、それだけですべて楽になるとは限りません。例えばWebフォームで回答を集めても、そのあと事務局が回答内容をExcelへ転記しているのであれば、転記作業は残ります。
出欠確認を見直すときに確認したいのは、「どう回答してもらうか」だけではなく、「回答されたあとに、事務局で何をしているか」です。
- 出席・欠席・未回答を一つの画面で確認できる
- 未回答の人だけ確認できる
- 回答変更がそのまま最新情報へ反映される
こうした状態になれば、毎回全員分を見直したり、別の表へ転記したりする作業を減らしやすくなります。
「全部の回答を毎回確認する」から、「必要なところを確認する」へ。
出欠確認では、回答後の作業まで含めて考えることがポイントです。
毎月100人への郵送、年間にすると14万円以上
案内を紙で郵送している場合は、発送費も年間で見ると印象が変わります。
1組合員あたり 120円（郵送料＋印刷費と仮定）× 100人 ＝ 1回 12,000円
12,000円 × 毎月1回（12回）＝ 年間 144,000円
さらに、印刷・封入・宛名確認・発送といった事務局の作業もあります。
紙での案内が必要な方には従来の方法を残しながら、Webで確認できる方への郵送を減らすなど、一部から見直すだけでも、年間の費用と発送作業を減らせる可能性があります。
（※上記は試算例です。実際の費用は郵送方法・印刷方法などによって異なります。）
情報をまとめる方法の一つが、組合・団体向けグループウェア
出欠確認や組合員への案内をまとめる方法の一つに、組合・団体向けのグループウェアがあります。
京なかGOZANのグループウェアは、組合・団体様での利用に特化したグループウェアです。
一般的な企業向けグループウェアとは異なり、組合・団体での情報共有や運営を前提とした仕様になっており、
- 組合員へのお知らせ
- 予定・出欠
- 組合員情報
- 資料共有
などを一つの環境で確認・管理できます。
また、組合・団体ごとに専用の環境を用意し、利用開始時の初期設定なども京なかGOZANが支援しています。
「うちの出欠確認にも使えそう」「FAXやメールの確認を減らせそう」と感じた方は、京なかGOZANの組合・団体向けグループウェアの詳しい内容をご覧ください。
