総会や理事会、研修会などの資料を、組合員・会員へメールで送る。
その後、内容に修正が入り、修正版をもう一度送る。さらに修正が入れば、また送り直す。
「先ほどお送りした資料に一部修正がありました」
「こちらの修正版をご確認ください」
組合・団体の事務局では、そんなことも珍しくないのではないでしょうか。
修正や差し替えのたびに資料を送り直していると、受け取る側のメールには新しい資料と古い資料が残っていきます。
しばらくしてから確認すると、「どの資料を見ればいい？」と分かりにくくなることがあります。
資料を差し替えるたびにメールを送り直すと、
なぜ分かりにくくなる？
たとえば、理事会の資料をメールで送ったあとに修正が入り、修正版を再送したとします。
送った側では「修正版を送り直したから大丈夫」と思っていても、受け取った側のメールには最初の資料と修正版の両方が残ります。
さらに修正が入れば、添付ファイルはまた増えていきます。
「最初に届いた資料と、あとから届いた資料。どちらを見ればいい？」
「修正版って、どのメールに添付されていた？」
「会議前に開いたのが古い資料だった」
こうした小さな行き違いを防ぐため、事務局ではファイル名を変えたり、「先ほどの資料ではなく、こちらをご確認ください」と書き添えたりします。
それでも、時間がたってから見返す人にとっては分かりにくくなることがあります。
修正が多い資料は、「確認する場所」を決めて共有する
メールには、案内と一緒に資料を届けられる便利さがあります。
すべての資料共有を別の方法へ変える必要はありません。
一度送って終わる資料はこれまで通りメールで送り、継続して共有する資料や、あとから修正する可能性がある資料は、確認する場所を決めておく。
そんな使い分けができます。
修正があったときに確認してほしい資料を差し替えておけば、受け取った人が過去のメールを何通も開き、添付ファイルを見比べる場面を減らしやすくなります。
組合・団体の資料共有にグループウェアを使う方法
京なかGOZANの「組合・団体向けグループウェア」には、ファイルを共有するための機能があります。
総会や理事会、研修会など、団体内で継続して共有したい資料や差し替えが起こりやすい資料をグループウェア上に置き、修正があれば差し替える。
確認する側は同じ場所から資料を確認できます。
メールに添付された複数の資料を見比べるのではなく、確認する場所をそろえておく。
これも資料共有の方法の一つです。
