グループウェアの導入を検討していても、
「どの機能が自社に必要なのか分からない」
「多機能な製品を導入しても、社員が使いこなせるか不安」
「全社員にアカウントを用意すると、費用が高くなりそう」
と迷うことがあります。
中小企業に必要なのは、機能の多さではなく、スケジュール共有、社内連絡、日程調整、電話メモ、ファイル共有など、日常業務の困りごとを解決できる基本機能です。
社員が無理なく使えるか、パートや現場スタッフを含めて全社で利用できる料金体系かという視点で選びましょう。
中小企業に必要なグループウェアの機能は？
まずは、現在の社内課題と、それを解決するために必要な機能を整理します。
(1) 社員の予定が分からない
必要な機能：スケジュール共有
社員の予定や外出、会議などを一覧で確認できれば、本人や周囲の社員へ、その都度確認する手間を減らせます。
(2) 会議の日程調整に時間がかかる
必要な機能：日程調整・出欠確認
複数の候補日を提示し、参加者の回答をまとめて確認できれば、メールを何度もやり取りする必要がありません。
(3) 重要な連絡が埋もれる
必要な機能：社内メール・社内連絡
全社へのお知らせや重要な連絡を一か所にまとめることで、情報の見落としを防ぎやすくなります。
(4) 電話の伝言漏れがある
必要な機能：電話メモ
担当者の不在時に受けた電話内容を記録して共有することで、伝言漏れや折り返し忘れの防止に役立ちます。
(5) 社内資料の保存場所が分からない
必要な機能：ファイル共有
会議資料や社内規程、申請書などをまとめて管理することで、必要な資料を探す時間を減らせます。
機能一覧だけを比べるよりも、日常業務の困りごとから考えることで、自社に必要な機能を整理しやすくなります。
多機能な製品が合うとは限りません
特に中小企業では、管理部門だけでなく、パート・アルバイト・現場スタッフを含めて、日常的に使えることが重要です。
まずは、スケジュール共有や社内連絡など、よく使う機能から始め、必要に応じて利用範囲を広げる方法が考えられます。
また、導入前には次の点も確認しておきましょう。
● 画面や操作が分かりやすいか
● 必要な社員全員が利用できる料金体系か
● 導入前に運用方法を相談できるか
● 導入後もサポートを受けられるか
中小企業向けグループウェアGOZANでできること
京なかGOZANの中小企業向けグループウェアは、中小企業の日常業務で使いやすい機能を一つにまとめています。
● スケジュール共有
社員の予定や外出、会議などを一覧で確認できます。予定確認のための電話や口頭でのやり取りを減らせます。
● 日程調整
会議や社内行事の候補日を登録し、参加者の回答をまとめて確認できます。
● 社内連絡
社内のお知らせやメッセージを共有できます。
重要な連絡を一か所にまとめて残せます。
● 電話メモ
担当者が不在のときに受けた電話内容を記録し、本人へ共有できます。伝言漏れや折り返し忘れの防止に役立ちます。
● ファイル共有
会議資料や社内規程、申請書などをまとめて管理できます。必要な資料を探す手間を減らせます。
● 100名まで定額で利用できます
京なかGOZANは、100名まで月額9,900円（税別）の定額制です。
利用者が増えても100名までは月額料金が変わらないため、正社員だけでなく、パート・アルバイト・現場スタッフを含めて利用したい場合にも検討しやすい料金体系です。
グループウェアを比較する際は、1人あたりの料金だけでなく、実際に利用する人数で月額費用がいくらになるかを確認することが大切です。
● 導入前から運用方法を相談できます
グループウェアは、導入するだけで社内に定着するとは限りません。
「どの機能から使い始めるか」
「現在の連絡方法をどう移行するか」
「社員へどのように案内するか」
といった運用方法も、導入前に整理しておく必要があります。
京なかGOZANでは、製品選びの段階から、現在の情報共有方法や社内の課題について相談できます。
中小企業がグループウェアを選ぶポイント
グループウェアを選ぶ際は、機能の多さや知名度だけで判断せず、次の点を確認しましょう。
● 自社の課題を解決できる機能がある
● 社員が無理なく操作できる
● 必要な社員全員が利用できる
● 利用人数に応じた費用を把握しやすい
● 導入前後に相談できる
まだ導入を決めていない段階でも、現在の情報共有方法や、自社に必要な機能を整理することから始められます。
